RESOLUÇÃO No 008/2021-CONSAD, de 18 de novembro de 2021.
Regulamenta o serviço de correio eletrônico institucional da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.
O VICE-REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE, faz saber que o Conselho de Administração - CONSAD, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 19, inciso XI do Estatuto da UFRN,
CONSIDERANDO as determinações constantes da Política de Segurança da Informação e Comunicação – POSIC da Universidade;
CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer diretrizes para o uso adequado dos serviços de correio eletrônico (e-mail);
CONSIDERANDO a importância de garantir um padrão de qualidade único para o serviço de e-mail em toda a UFRN;
CONSIDERANDO a necessidade de priorizar a definição do formato dos endereços de e-mails para servidores, visto que tipicamente mantém vínculo com a instituição por longo período de tempo;
CONSIDERANDO a necessidade de contribuir para a garantia da segurança da informação, prevenindo possíveis incidentes de segurança;
CONSIDERANDO o Decreto 9.637, de 2018, que Institui a Política Nacional de Segurança da Informação e dispõe sobre a governança da segurança da informação;
CONSIDERANDO o que consta no processo no 23077.115450/2021-41,
RESOLVE:
Art. 1º Regulamentar o serviço de correio eletrônico institucional da Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN.
CAPÍTULO I
DAS DEFINIÇÕES
Art. 2o Para os efeitos desta Resolução, considera-se:
I - administrador: gestor do serviço de correio eletrônico, profissional de tecnologia da informação responsável por administrar o serviço de e-mail institucional da UFRN;
II - usuário: pessoa devidamente registrada na UFRN que realiza alguma atividade acadêmica, técnica ou administrativa, que poderá ter acesso a uma conta de e-mail institucional, incluindo estudantes com matrícula ativa, docentes, técnicos administrativos, pessoal contratado pela Fundação Norte-Rio-Grandense de Pesquisa e Cultura - FUNPEC, pessoal contratado por empresa terceirizada, membro de grupos de pesquisa ou estagiário;
III - caixa postal: repositório de armazenamento de mensagens do correio eletrônico;
IV - correio eletrônico ou e-mail: serviço que viabiliza a transferência eletrônica de informação na forma de mensagens eletrônicas e documentos anexos;
V - e-mail institucional: serviço de correio eletrônico disponibilizado pela UFRN para os usuários da instituição;
VI - conta de e-mail: composta por uma caixa postal com seu respectivo nome de usuário e senha de acesso;
VII - estação de trabalho: computadores utilizados pelos usuários da UFRN;
VIII - internet: rede mundial composta por inúmeras redes de computadores interconectadas que se comunicam utilizando de protocolos;
IX - site: conjunto de informações ou serviços específicos ou correlatos de uma organização, disponíveis em rede, identificados e acessados por meio de uma URL;
X - URL: padrão definido para endereçamento de conteúdos web;
XI - navegador ou browser: programa de computador que permite acesso à internet;
XII - login: processo de identificação e autenticação de usuários em programas computacionais e serviços de e-mail; nome de usuário, através do qual é possível fazer login em sistemas computacionais e serviços de e-mail;
XIII - spam: termo usado para referir-se aos e-mails não solicitados, que geralmente são enviados para grande número de pessoas. Quando o conteúdo é exclusivamente comercial, esse tipo de mensagem é chamada de UCE (Unsolicited Commercial E-mail);
XIV - conta de e-mail individual: toda conta de e-mail vinculada a usuário, independente do cargo ou função que ocupe no momento, para uso no desenvolvimento de suas atividades acadêmicas ou administrativas;
XV - conta de e-mail administrativa: toda conta de e-mail vinculada à um cargo, função ou unidade administrativa que ficará sob responsabilidade de um usuário; e
XVI - grupo de e-mail: associação de diversas contas de e-mail, individual ou administrativa, a um determinado endereço.
CAPÍTULO II
DOS OBJETIVOS E DA NATUREZA
Art. 3º Definir normas sobre a utilização do correio eletrônico na UFRN, estabelecendo as diretrizes básicas a serem seguidas pelos usuários e administradores desta ferramenta, com o intuito de garantir a exclusividade de sua destinação às finalidades institucionais.
Art. 4º Os endereços de e-mail institucional serão disponibilizados por meio dos domínios de internet da UFRN, @ufrn.br (com seus subdomínios) e @ufrn.edu.br.
Parágrafo único. Os discentes da instituição utilizarão o subdomínio @ufrn.edu.br.
Art. 5º São objetivos do serviço de correio eletrônico da UFRN:
I - garantir seu uso institucional com segurança, disponibilidade e rastreabilidade;
II - facilitar e agilizar a comunicação entre os membros da comunidade acadêmica;
III - possibilitar a identificação institucional dos indivíduos da comunidade acadêmica, dentro e fora da Universidade;
IV - possibilitar acesso à produtos e serviços disponibilizados gratuitamente na internet para membros de instituições de ensino; e
V - dar visibilidade à instituição.
CAPÍTULO III
DO CAMPO DE APLICAÇÃO
Art. 6º As diretrizes estabelecidas nesta Resolução são aplicadas a todos os usuários da UFRN.
CAPÍTULO IV
DA CRIAÇÃO E GERÊNCIA DAS CONTAS DE E-MAIL
Art. 7º O serviço de correio eletrônico deve ser disponibilizado e mantido pela Superintendência de Tecnologia da Informação - STI, denominada como administradora das contas de e-mail.
§ 1º A superintendência de Tecnologia da Informação será responsável por todos os domínios de e-mail descritos no anexo desta resolução.
§ 2º Deverá ser realizada a migração da administração dos domínios já existentes segundo o formato definido no anexo a esta resolução.
§ 3º A superintendência de Tecnologia da Informação publicará as regras de transição.
Art. 8º Será fornecida conta de e-mail administrativo para:
I - qualquer unidade administrativa definida no organograma da UFRN, bem como suas divisões internas formalizadas ou não;
II - comissões e comitês;
III - projetos, ações ou eventos; e
IV - cargos ou funções de qualquer unidade administrativa definida no inciso I.
Art. 9º O nome da conta de e-mail individual deverá seguir o padrão definido pela Política de Gestão de Identidades (Resolução no 031/2020-CONSAD, de 8 de outubro de 2020).
Parágrafo único. Os nomes das contas dos e-mails individuais já criados nos subdomínios de ufrn.br até a data de entrada em vigor desta resolução poderão permanecer no formato existente.
Art. 10. O nome da conta de e-mail administrativa deverá obedecer ao padrão descrito no anexo desta resolução.
Parágrafo único. O prazo para migração das contas administrativas já existentes para o formato definido nesta resolução será 30 de março de 2023.
Art. 11. A conta de e-mail individual será bloqueada imediatamente após a perda do vínculo do respectivo usuário, disponibilizando-se 45 (quarenta e cinco) dias para solicitar acesso caso necessite realizar cópia dos seus dados, sendo a conta de e-mail excluída ao fim do período.
Art. 12. É vedada a utilização de nomes de unidades relacionadas a cargos (como chefia, coordenação, secretaria, direção ou pró-reitoria) na criação de e-mails administrativos, devendo ser utilizadas as denominações dos cargos (chefe, coordenador, secretario, diretor, pro-reitor).
CAPÍTULO V
DAS CONDIÇÕES GERAIS DE UTILIZAÇÃO
Art. 13. O usuário é responsável por sua conta de e-mail individual, sua correta utilização, sua segurança e sigilo de sua credencial de acesso.
Art. 14. A conta de e-mail administrativa é de responsabilidade do servidor que a utiliza durante o período de exercício no cargo ou função, bem como sua correta utilização, sua segurança e sigilo de sua credencial de acesso.
§ 1º O gestor de cada unidade deverá transferir a responsabilidade por uma conta de e-mail administrativa criada pela unidade sempre que houver alteração de designação no respectivo cargo ou função relacionada a esta conta, bem como seu bloqueio quando não for mais necessária.
§ 2º A conta de e-mail administrativa deverá ser utilizada exclusivamente para troca de mensagens relacionadas ao cargo ou função, bem como todas as mensagens relacionadas ao cargo ou função deverão ser enviadas a partir da conta de e-mail administrativa.
§ 3º Caso exista a necessidade de a conta de e-mail administrativo ser utilizada por mais de um usuário, o responsável por ela deve, nas configurações da conta, autorizar os outros usuários que poderão ter acesso, podendo tal permissão ser revogada a qualquer momento.
§ 4º Nas mensagens enviadas a partir de e-mails representando unidades formais da UFRN deve constar no campo remetente o endereço de e-mail da unidade.
Art. 15. Instruções de acesso ao e-mail institucional deverão estar disponíveis na página da Superintendência de Tecnologia da Informação
Art. 16. As mensagens emitidas por meio do e-mail institucional são elementos de formação da imagem institucional da UFRN, portanto, devem merecer o mesmo tratamento da correspondência impressa.
Art. 17. É proibido o uso do e-mail institucional para:
I - tentativa de acesso não autorizado às caixas postais de terceiros;
II - enviar informações sigilosas, inclusive senhas, para pessoas ou organizações não autorizadas;
III - enviar material obsceno, ilegal ou não-ético, religioso, comercial, estritamente pessoal, de propaganda, mensagens do tipo corrente, entretenimento, “spam” (envio de mensagem não solicitada), propaganda política e “hoax” (mensagens enganosas);
IV - enviar mensagens ofensivas que visem atingir a honra ou a dignidade das pessoas;
V - enviar mensagens contendo vírus ou qualquer forma de rotinas de programação prejudiciais ou danosas às estações de trabalho e ao sistema de e-mail de forma proposital;
VI - forjar a identidade de outra pessoa (por exemplo, usando o endereço de e- mail dessa pessoa) ou fazer falsa declaração de sua identidade ou da fonte de qualquer e-mail;
VII - transmitir ilegalmente propriedade intelectual de terceiros ou outros tipos de informações proprietárias sem a permissão do proprietário ou do licenciante;
VIII - usar o e-mail institucional para violar direitos;
IX - promover ou incentivar atividades ilícitas;
X - vender, comprar, negociar, transferir ou de alguma forma explorar para fins comerciais não autorizados qualquer conta do e-mail institucional;
XI - modificar, adaptar, traduzir ou fazer engenharia reversa de qualquer parte do serviço de e-mail institucional;
XII - usar o serviço de e-mail institucional em associação ao compartilhamento ilegal de arquivos;
XIII - usar o e-mail institucional da UFRN para transmissão e recebimento de mensagens não-institucionais, bem como para acesso a redes sociais de uso estritamente pessoal, cadastros em sites de compras ou qualquer outra utilização estranha às funções institucionais/funcionais, salvo situações específicas e justificadas.;
XIV - ceder, a qualquer título, a lista de endereços dos usuários do e-mail institucional da UFRN à pessoa estranha aos quadros da UFRN, salvo para finalidade institucional;
XV - outras atividades que possam afetar negativamente a UFRN, servidores ou terceiros, e que não tenham finalidade amparada pela legislação.
Art. 18. Caso ocorra manifestação sobre o uso incorreto do e-mail institucional, os processos cabíveis de acordo com as normas e legislação vigente deverão ser formalizados de acordo com o tipo de usuário:
I - no caso de servidor público, as normas previstas estão contidas na Lei no 8.112, de 1990, que dispõe sobre o regime jurídico dos servidores públicos civis da União, das autarquias e das fundações públicas federais e posteriores alterações; bem como orientações contidas no Decreto no 1.171, de 1974, que aprova o Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal;
II - nos casos relacionados a estudantes, deverão ser seguidas as orientações contidas no Regulamento Geral da UFRN, Regulamento dos cursos de Graduação, Pós-graduação e Ensino Básico, Técnico e Tecnológico; e
III - no caso de usuários contratados por empresas terceirizadas ou FUNPEC, as normas previstas estão contidas na Lei Nº 13.467, de 2017, que dispõe sobre a Consolidação das Leis Trabalhistas - CLT.
Parágrafo único. Durante a realização dos processos relacionados no caput do artigo, a Superintendência de Tecnologia da Informação poderá tomar ações cabíveis para averiguação da conta de e-mail.
CAPÍTULO VI
DOS DEVERES E RESPONSABILIDADES
Art. 19. São deveres do usuário de contas institucionais de e-mail individual ou administrativo:
I - manter em sigilo sua senha de acesso ao correio eletrônico, visto que esta senha é de uso pessoal e intransferível, realizando a substituição desta em caso de suspeita de violação;
II - notificar o administrador de contas de e-mail quando ocorrerem alterações que venham a afetar o cadastro do usuário de e-mail;
III - quando servidor, incluir na assinatura do e-mail sua identificação, contendo pelo menos os seguintes dizeres:
a) nome do usuário;
b) função que exerce na UFRN;
c) setor de trabalho; e
d) ramal telefônico.
Art. 20. São deveres dos usuários dos grupos de e-mail:
I - utilizar a ferramenta de distribuição de mensagens exclusivamente para troca de mensagens que sejam de interesse institucional ou do grupo;
II - não permitir acesso de terceiros aos grupos de e-mail;
III - guardar sigilo funcional sobre as discussões travadas nos respectivos grupos; e
IV - notificar ao administrador de contas de e-mail quando do recebimento de mensagens que contrariem o disposto nesta regulamentação.
Art. 21. São deveres do administrador das contas de e-mail:
I - disponibilizar a utilização do e-mail institucional aos usuários do serviço de correio eletrônico da UFRN, conforme as disposições mencionadas nesta regulamentação;
II - informar aos usuários do serviço de correio eletrônico da UFRN sobre interrupções planejadas deste serviço;
III - prestar esclarecimentos aos usuários do serviço de correio eletrônico da UFRN, quando solicitado, em relação ao uso do e-mail institucional;
IV - disponibilizar mecanismos para alterar senha para acesso ao e-mail institucional; e
V - verificar periodicamente o desempenho, a disponibilidade e a integridade do sistema de e-mail institucional.
Art. 22. Os usuários das contas de e-mail institucional da UFRN que infringirem as disposições mencionadas nesta regulamentação estarão sujeitos às seguintes consequências, sem prejuízo de suas responsabilidades, direitos, deveres e proibições:
I - orientação oral ou por escrito para o uso correto do e-mail institucional mediante verificação do uso incorreto, anterior à abertura de processo correspondente, seja por reclamação ou denúncia de destinatário, seja por constatação do administrador das contas de e-mail institucional; e
II - análise e julgamento por parte da comissão correspondente, conforme previsto no art. 18 desta Resolução, no caso de reincidência nas práticas.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 23. Será considerada comunicação institucional apenas aquela realizada a partir dos domínios @ufrn.br (com seus subdomínios) e @ufrn.edu.br.
Art. 24. Fica assegurado aos usuários o sigilo de conteúdo de seus e-mails e arquivos, exceto por determinação judicial em contrário, investigação de incidente de segurança do correio eletrônico ou a pedido da comissão processante disciplinar.
Art. 25. Os casos omissos serão dirimidos pela Superintendência de Tecnologia da Informação que poderá, por sua vez, submetê-los à Comissão permanente de Segurança da Informação - CPSI ou ao Conselho Gestor de Tecnologia da Informação - CGTI, quando necessário.
Art. 26. Revoga-se a Resolução nº 032/2020-CONSAD, de 8 de outubro de 2020.
Art. 27. Esta Resolução entra em vigor em 01 de dezembro de 2021.
Reitoria, em Natal, 18 de novembro de 2021.
HENIO FERREIRA DE MIRANDA
Vice-Reitor
O objetivo deste anexo é definir o padrão a ser adotado na formação e criação de endereços de correio eletrônico (e-mail) para contas de e-mails administrativos.
Definições
Para os efeitos deste anexo, consideram-se as seguintes definições:
l Unidade: Unidades administrativas definidas no Organograma Geral da UFRN e programa de pós-graduação;
l DINF: Divisões internas não formalizadas (equipes internas), projetos, ações, eventos;
l DIF: Divisões internas formalizadas (departamentos, cursos e unidades internas formalizadas), comissões ou comitês.
l Cargo: Cargo ou função administrativa (formalizada ou não) designado a um usuário da UFRN.
Os valores possíveis para Unidades e cargos deverão ser definidos em documento a ser publicado no site da STI.
Regra Padrão
A composição do endereço da conta de e-mail administrativo consiste no Cargo seguido de um PONTO (.), seguido da DINF, seguido de um PONTO (.), seguido da DIF, seguido de arroba (@), seguido da Unidade e seguido de “.ufrn.br”. Os campos Cargo, DINF e DIF são opcionais, desde que à esquerda do arroba (@) exista pelo menos um dos três.
Os campos DINF e DIF podem conter diversos valores separados por PONTO(.), porém o campo DIF não pode conter curso e departamento no mesmo endereço.
A regra acima pode ser resumida pelo seguinte formato: [cargo][.DINF][.DIF]@[unidade].ufrn.br.
Quando necessário uso de masculino ou feminino, deve ser criado o e-mail em um dos gêneros e configurado um alias para o outro.
Exemplos de endereços de correio eletrônico:
l Superintendente da STI:
n superintendente@sti.ufrn.br
l Exemplo para o diretor de redes da STI:
n diretor.redes@sti.ufrn.br
l Exemplo para pró-reitor da PROGESP
n proreitor@progesp.ufrn.br
l Exemplo para a equipe de tecnologia da informação - TI do Centro de Tecnologia - CT:
n ti@ct.ufrn.br
l Exemplo para o coordenador do curso de engenharia de computação:
n coord.engcomp@ct.ufrn.br
l Exemplo para o chefe do departamento de Informática e Matemática Aplicada - DIMAp:
n chefe.dimap@ccet.ufrn.br
Exceções
Os casos abaixo definidos constituem as Regras para Exceção, devendo os usuários solicitarem junto à Superintendência de Tecnologia da Informação - STI a utilização das regras para formação do endereço eletrônico.
Regras para Exceção
Caso (1): o endereço de correio eletrônico deverá conter apenas o nome do cargo ou função em questão:
l Exemplo para o e-mail do reitor da UFRN:
n reitor@ufrn.br ou reitora@ufrn.br
Caso (2): o endereço de correio eletrônico deverá ter o nome “contato” no começo do endereço:
l Exemplo para o e-mail da pró-reitoria de administração da UFRN:
n contato@proad.ufrn.br
Caso (3): Esses casos seguirão o mesmo formato de e-mail das Unidades:
l Exemplo para e-mail o diretor da AGECOM:
n diretor@agecom.ufrn.br ou diretora@agecom.ufrn.br
l Exemplo para contato de e-mail da CIENTEC:
n contato@cientec.ufrn.br
Restrições
Devem ser observadas as seguintes restrições:
l Não utilizar acentos (til, agudo, grave, circunflexo, trema);
l Utilizar somente letras minúsculas (a-z), números (0-9) e ponto(.).